Choisir un chef de projet digital, c’est déléguer l’organisation des étapes de son projet à un professionnel de la communication qui va s’entourer d’une équipe aux compétences complémentaires afin d’atteindre l’objectif fixé.
Dans cet article, nous prenons l’exemple de la « création et animation d’un réseau social».
Le chef de projet peut être comparé à un entraîneur sportif qui va établir un plan de jeu avec des joueurs aux qualités différentes. La finalité est la même : se donner les moyens d’atteindre ses objectifs grâce à une stratégie définie en amont.
La gestion de projet peut se définir comme la mise en place d’une organisation et d’une méthode afin de faciliter l’atteinte des objectifs fixés pour réussir un projet.
On parle aussi de management de projet avec à sa tête un chef de projet, qui va piloter et valider les étapes de réalisation du projet au fur et à mesure de son avancée et de concert avec son client.
A quoi sert le chef de projet digital ?
Un chef de projet digital joue un rôle central et a de multiples tâches : il étudie, analyse, qualifie, organise, délègue, suit, communique et rend compte.
Un projet, c’est avant tout l’expression d’un besoin. Le client exprime son besoin et le chef de projet délivre une prestation, un service, un produit, un document…Un livrable !
Le chef de projet a 3 fonctions principales :
- Manager : exemplarité, capacité de compréhension, prise de recul, assume les erreurs, fait progresser son équipe, empathie.
- Communiquant : aller-retour avec le client / interlocuteur unique / valide le projet / annoncer clairement ce qui va être fait / faire ce qu’on annonce.
- Pédagogue : créer une relation de confiance / énoncer la situation clairement / capacité à former et transmettre un savoir.
Pourquoi faire de la gestion de projet ?
Il est parfois difficile d’appréhender toutes les tâches pour la réalisation d’un projet. Il est également compliqué d’anticiper les risques, les contraintes et les aspects légaux. On ne s’improvise pas juriste, fiscaliste ou comptable.
Faire de la gestion de projet revient à mobiliser les compétences autour d’un chef de projet et lui déléguer l’organisation de ce projet.
L’agence WDC utilise principalement la méthode AGILE qui permet d’intégrer le client au cœur du projet et de développer une concertation tout au long du projet.
Les échanges avec le client sont réguliers, ce qui permet d’avancer plus vite et de corriger les points de friction.
Notre méthode de gestion de projet : la méthode AGILE
Cette méthode possède de multiples avantages :
- Ajustements réguliers pour progresser rapidement (contact hebdomadaire au minimum)
- Délégation : équipe autonome et efficace / prise d’initiative et communication sur un canal dédié (mise en place d’un outil de partage type « Drive » et d’un canal de communication unique comme Slack ou Discord.
- Le client est en position centrale dans ce dispositif : il valide et décide / il est intégré à l’équipe. Ne perdons jamais de vue que c’est son projet et que notre travail est de le réaliser.
- Le chef de projet digital est un chef d’équipe mais il ne dirige pas. Il est le garant de la cohérence et de la bonne organisation du projet. Il a un rôle fédérateur, intervient si besoin mais ne donne pas d’ordre.
- Chacun connaît sa tâche et met en œuvre ses compétences.
- Méthode basée sur l’amélioration continue. En effet, le droit à l’erreur fait parti de notre fonctionnement. Le résultat d’un projet n’est jamais parfait à 100%, ce qui est important c’est d’apporter des améliorations toujours en accord avec les besoins exprimés par le client.
Les 4 étapes de la gestion de projet
Analyse du projet
La première étape dans la mise en œuvre d’un projet c’est de s’assurer que le projet est réalisable et on se pose 2 questions : Quel est l’objectif ? Est-il réaliste ?
Pour répondre à cette question cruciale, il est préférable d’utiliser la méthode SMART (simple – mesurable – atteignable – réaliste – temporel)
Un objectif SMART est un objectif réaliste.
Exemple : je souhaite atteindre 500 abonnés la première année puis 1000 abonnés sur mon réseau social à horizon 2 ans.
Choisir un chef de projet, c’est être conseillé. Votre chef de projet peut être amené à refuser un dossier car il estime que l’objectif n’est pas atteignable. Il peut aussi être force de proposition de façon à aménager et à réaliser le projet.
Le chef de projet agit en qualité de conseil et doit respecter certaines phases avant de s’engager avec un client :
- Entretien client ou brief : cela permet de voir les grandes lignes du projet.
- Analyse de l’environnement économique : lister les forces et faiblesses de mon entreprise, analyser la concurrence, vérifier les contraintes légales…
- S’engager : donner une réponse définitive à la mise en œuvre du projet
Structure du projet
Le chef de projet digital anticipe le déroulement du projet et doit aborder les points suivants avec son client : budget du projet, plan de communication, intervenants et l’organisation du projet.
La contractualisation du projet passe nécessairement par l’élaboration d’un cahier des charges qui fait office de feuille de route et recense l’ensemble des informations indispensables à la réussite du projet.
Ce cahier des charges ou CDC est un outil qui structure le projet et c’est le chef de projet qui le fait valider au client.
Ce cahier des charges, c’est notre plan de jeu. Il peut être ajusté si besoin en cours de projet.
Organisation du projet
Budget : l’aspect financier est un des points essentiels d’un projet. Pour notre réseau social, quelle est la somme que je suis prêt à investir pour créer des visuels, rédiger du texte, animer ma communauté, faire de la publicité.
Planifier et lister les grandes étapes : créer le réseau, ajouter du contenu, insérer des liens, organiser la diffusion des publications.
Choix des intervenants, rôle de chacun et responsabilité. Point important : le choix des intervenants n’est pas imposé par le chef de projet. Le client peut tout à fait proposer des professionnels au chef de projet.
- Cibles et objectifs : définir un client type et fixer un objectif SMART
- Moyens à mettre en œuvre : humains / matériels / logistiques…
- Calendrier éditorial : nombre de publications, périodicité….
- Budget : montant que je souhaite investir dans ma communication
Réalisation du projet
Une fois le projet réalisé, le chef de projet remet au client un livrable, qui peut prendre la forme d’un site internet, d’une vidéo de promotion ou encore d’un réseau social.
La remise de ce livrable s’accompagne de conseils et mises en garde.
- Anticipation des risques : pour notre réseau social, attention aux contenus des publications et aux « bad buzz »
- Gestion de crise : qui la gère ? Qui communique ? Quelles procédures sont prévues ?
- Accompagnement : la notion d’accompagnement reprend les éléments cités précédemment avec des conseils. Notre client reste notre client même après la prestation réalisée. Il peut être amené à avoir besoin de vous à nouveau.
- Formation : le réseau social est mis en place. Mon client est il en capacité de l’administrer ? Est-il à l’aise avec l’outil ? Mon rôle est de m’assurer que lui ou un tiers soit formé afin de le gérer dans les meilleures conditions. Je peux également proposer de m’occuper de ce réseau et de travailler en tant que community manager.
Conclusion
Choisir un chef de projet digital, c’est choisir un professionnel compétent pour l’organisation de ce projet.
En résumé, la gestion de projet, c’est l’ensemble des actions coordonnées par le chef de projet ou manager de projet. C’est également la gestion de votre projet dans sa totalité
Les humains sont faits de projets….
N’oubliez pas, les projets naissent de simples idées. Ne laissez pas tomber à la première difficulté, soyez persévérant.